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本記事では管理者層が頭を悩ませている、外出の多い従業員による、よくある不正行為と対策を紹介致します。
まず外出の多い従業員とは、営業スタッフ、サービスエンジニア、メンテナンススタッフのように、仕事で頻繁に外出する必要がある職種の従業員を指します。
よくある不正行為としては、以下のようなものがあります。
虚偽の顧客訪問を報告する
従業員が実際には顧客を訪問せず、虚偽の報告を行うケースです。これにより、実績や業績の報告が不正確になり、会社の信頼性や評価に影響を及ぼす可能性があります。
交通費の架空請求
従業員が実際には発生していない交通費を申請し、不正に払い戻しを受ける行為です。例えば、距離を大げさに申告したり、実際よりも高額な交通手段を選択して報告するなどがあります。これは会社の資金を不正に流用することになります。
勤務時間の大半を私用に費やす
外出の多い従業員が業務時間中に不正行為を行うケースとして、例えば私用の買い物や個人的な用事に時間を使ったり、他の従業員との不正な提携や情報の漏洩が挙げられます。これらの行為は、従業員の忠誠心や職務遂行能力に影響を与え、会社全体の信頼性や業務効率に悪影響を及ぼす可能性があります。
タイムシートの不正記載
外出先での作業時間や休憩時間を正確に記録するべきタイムシートを、従業員が不正に操作する行為です。例えば、実際よりも長い作業時間や短い休憩時間を報告したり、同時に別の仕事を並行して行いながらも、一つの業務しか報告しないなどがあります。これは労働時間の不正な膨張や給与の不正受給につながり、会社の資源の浪費や他の従業員への不公平感を生み出す可能性があります。
報告書の改ざん
外出先での業務活動や結果を報告書にまとめる際、従業員が意図的に情報を改ざんしたり、成績を不正に誇張する行為です。これにより、会社や上司に対して実際よりも良い成績を装い、自身の業績や評価を不正に向上させようとすることがあります。
これらの不正行為は、従業員の信頼性や会社の経済的損失、業務の円滑さを損なう重大な問題です。企業や組織は、適切な監視や管理体制を整え、不正行為の予防と摘発に努めることが重要です。
対策例としては以下が挙げられます。
監視と透明性の確保
監視システムや業務報告の厳密な管理を導入し、従業員の業務活動を適切に監視することが重要です。また、透明性を確保するために、従業員には業務の進捗状況や外出先での活動を報告することを求め、チームや上司とのコミュニケーションを密にすることが効果的です。
教育と倫理の強化
従業員に対して不正行為のリスクや影響を明確に説明し、倫理的な行動の重要性を教育することが必要です。定期的な倫理トレーニングやコンプライアンスの啓発活動を実施し、従業員が倫理的な判断をするための基準や価値観を共有することで、不正行為の予防に努めることができます。
これらの方法は、従業員の意識を高め、組織全体で不正行為を防ぐための基盤を築くことができます。
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